Como fazer pedido de compra e reposição de estoque no mercadinho

Quando pedir mercadoria: o que são estoque mínimo e máximo?

Estoque mínimo é a quantidade abaixo da qual o produto está em risco de faltar antes de a próxima compra chegar. Estoque máximo é o teto, a quantidade a partir da qual você está comprando demais e imobilizando dinheiro, ocupando espaço e arriscando validade.

Os dois números não são palpite. Eles saem de duas informações: quanto o produto vende por dia e quanto o fornecedor leva para entregar. Um mercadinho que compra por olho acaba com falta de arroz e excesso de produto que ninguém pediu.

Como calcular o ponto de pedido? Exemplo com conta

Ponto de pedido é o nível de estoque em que você deve fazer o pedido, para a mercadoria chegar antes de acabar. A conta é a venda média por dia multiplicada pelo prazo de entrega mais os dias de segurança.

Exemplo ilustrativo: um refrigerante vende em média 6 unidades por dia. O fornecedor entrega em 4 dias e você quer 2 dias de segurança para imprevistos. Ponto de pedido: 6 x (4 + 2) = 36 unidades. Quando o estoque chegar a 36, faça o pedido.

Para o máximo, defina quantos dias de venda você aceita ter em estoque. Se forem 14 dias, o máximo é 6 x 14 = 84 unidades. A quantidade a pedir é o máximo menos o estoque atual, menos o que já foi pedido e ainda não chegou. Com 36 em estoque e nada a caminho: 84 - 36 = 48 unidades.

• Venda média: some as vendas de 30 a 90 dias e divida pelos dias com a loja aberta.
• Prazo de entrega: use o prazo real das últimas entregas, não o prometido.
• Dias de segurança: mais para o que não pode faltar, menos para o que tem substituto.

Curva ABC explicada de forma simples

A curva ABC separa os produtos em três grupos pelo peso que têm no seu resultado. A ideia é antiga e simples: poucos itens respondem por boa parte do que você vende, e muitos itens respondem por pouco. Uma divisão usada com frequência é A para os que formam cerca de 80% do valor vendido, B para os seguintes e C para o restante, mas não é regra fixa. Ajuste ao seu caso.

Como fazer, sem planilha complicada:

1. Liste os produtos com a quantidade vendida nos últimos 90 dias.
2. Multiplique pela margem ou pelo valor de venda, para saber quanto cada um pesa.
3. Ordene do maior para o menor.
4. Some os valores em ordem e veja onde passa de 80%: até ali é A.
5. Os seguintes, até cerca de 95%, são B. O resto é C.
6. Revise a lista a cada trimestre, porque produtos mudam de grupo.

Como usar a curva ABC na hora de repor?

Cada grupo pede um cuidado diferente. O grupo A é o que não pode faltar: tem estoque de segurança maior, contagem frequente e preço negociado com atenção. O grupo B segue o ponto de pedido normal. O grupo C tem compra pequena, só quando precisa, para não prender dinheiro em item que gira devagar.

Um exemplo prático: o leite e o pão estão no A e merecem pedido frequente e conferência diária. A prateleira de enfeites e utilidades, no C, pode ser reposta uma vez por mês, em quantidade pequena. Isso libera dinheiro para manter os itens A sempre cheios.

Como considerar prazo do fornecedor e dia de visita?

Cada fornecedor tem um ritmo. Alguns entregam em dois dias, outros passam só uma vez por semana, e alguns exigem pedido mínimo em valor. Anote isso em uma tabela e pense em dias de pedido fixos.

Se o fornecedor visita toda terça, você precisa ter estoque para cobrir até a próxima terça mais o atraso possível. Esse é o seu prazo real de cobertura, maior que o prazo de entrega.

• Dia de pedido e dia de entrega de cada fornecedor.
• Valor mínimo do pedido e condição de pagamento.
• Histórico de atrasos e de falta de item na entrega.
• Um segundo fornecedor para os itens do grupo A, quando possível.

E a sazonalidade: como não ser pego de surpresa?

Algumas datas mudam o que sai da prateleira: calor para bebida e sorvete, Páscoa, festas juninas, Natal e Ano Novo, volta às aulas, início do mês, jogos importantes. Se você não olha o calendário, o ponto de pedido calculado em um mês parado fica curto para o mês seguinte.

Compare o mesmo período do ano passado, se você tiver o registro, e antecipe o pedido do que tem demanda alta. Cuidado com a validade: comprar demais para uma data pode virar perda. O guia sobre perdas por validade ajuda nesse equilíbrio.

O que colocar no pedido de compra por escrito?

Pedido por mensagem solta ou por telefone gera divergência: o preço combinado não é o da nota, a quantidade não bate, o prazo atrasa. Um pedido escrito, mesmo simples, é o seu comprovante.

1. Data e número do pedido.
2. Nome e contato do fornecedor.
3. Lista de itens com código, descrição, marca e unidade (caixa, fardo, unidade).
4. Quantidade e preço combinado de cada item.
5. Condição de pagamento e prazo de entrega.
6. Quem fez o pedido e quem aprovou.
7. Confirmação do fornecedor, por mensagem ou assinatura.

Como conferir a mercadoria no recebimento?

O recebimento é onde o dinheiro escapa sem aparecer. Entregador com pressa, nota diferente do pedido, caixa amassada, validade curta: tudo isso passa se ninguém conferir. Faça sempre na mesma ordem.

1. Compare a nota com o pedido: itens, quantidades e preços.
2. Conte a mercadoria na entrega, de preferência com o entregador presente.
3. Verifique validade, lote, embalagem e avarias.
4. Anote divergências na própria nota ou em termo, e peça assinatura do entregador.
5. Só então dê a entrada no estoque, com a quantidade realmente recebida.
6. Programe o pagamento de acordo com a nota conferida.
7. Se faltar produto ou vier algo errado, avise o fornecedor no mesmo dia.

Como o AgFlex ajuda na reposição de estoque?

O controle de estoque do AgFlex tem cadastro de produtos, código de barras, etiquetas, entradas e saídas e alerta de reposição. O PDV baixa o que você vende, e o alerta ajuda a ver o que está acabando sem depender de ir à prateleira contar.

O pedido de compra em si pode seguir o modelo deste guia. Já o financeiro, com contas a pagar, ajuda a programar o pagamento do fornecedor depois do recebimento conferido.