Como fazer inventário de estoque em loja pequena sem parar de vender

Inventário geral ou contagem cíclica: qual escolher?

Inventário geral é contar todos os itens da loja em um único dia ou fim de semana. Dá uma fotografia completa do estoque, mas costuma exigir loja fechada ou muito devagar, e cansa quem conta, o que aumenta o erro no final.

Contagem cíclica é dividir o estoque em partes e contar uma parte por vez, em dias diferentes. Por exemplo, segunda você conta a vitrine de capas, quarta a gaveta de cabos, sexta as películas. A loja segue aberta e cada contagem é curta, então fica mais fácil prestar atenção.

Na loja pequena, o que costuma funcionar melhor é combinar os dois: uma contagem cíclica no dia a dia e um inventário geral de vez em quando, para conferir o conjunto. Se você tem poucos itens e uma equipe de duas pessoas, o geral aos domingos ou antes de abrir resolve. Se tem muita variedade, vá de cíclica.

Como preparar a loja antes de contar o estoque?

1. Organize por grupo. Junte o que é igual no mesmo lugar: todas as capas do mesmo modelo juntas, cabos separados por tipo de conector.
2. Identifique tudo. Cada item precisa de nome, modelo ou código claro na prateleira ou na embalagem. Se você precisa adivinhar o que é, ainda não está pronto.
3. Recolha o que está fora do lugar. Produto na bancada, no caixa, na mão do vendedor ou separado para um cliente também faz parte da conta.
4. Defina o horário de corte. Anote a hora em que a contagem começa e pare de dar entrada e saída naquele grupo, ou separe as movimentações em uma lista à parte para lançar depois.
5. Imprima ou separe a folha de contagem sem a quantidade do sistema. Quem conta não deve ver o número esperado, para não ser influenciado.

Como fazer a contagem em dupla, passo a passo?

Duas pessoas contam melhor do que uma. Uma conta em voz alta e a outra anota, e depois trocam. Se não há como ter duas pessoas, faça duas contagens separadas em momentos diferentes e compare.

Marque o que já foi contado. Use uma etiqueta adesiva, uma fita colorida ou um carimbo na prateleira, de forma que ninguém conte o mesmo item duas vezes e que se veja de longe o que falta. Retire as marcas ao final.

Conte item por item, não por olhômetro. Pilhas de película e caixas de capa enganam quando contadas pela altura. Tire da caixa e conte quando o pacote estiver aberto.

• Anote a quantidade contada na hora, sem confiar na memória.
• Separe numa caixa à parte o que está danificado, vencido ou sem condição de venda e conte esse grupo em linha própria.
• Se perder a conta, recomece aquele item. Não tente continuar de onde achava que estava.
• Ao terminar, as duas pessoas assinam ou rubricam a folha com data e horário.

O que fazer quando a contagem não bate com o registro?

Diferença entre o contado e o registrado é normal. O erro é ajustar o número na hora, sem entender de onde veio. Assim você esconde o problema e ele volta no próximo inventário.

Antes de ajustar, investigue em ordem. Primeiro, conte de novo só os itens com diferença. Segundo, procure o item em outro lugar da loja, na bancada ou separado para um cliente. Terceiro, revise as últimas entradas e saídas: uma compra que não foi lançada, uma venda feita com o produto errado, uma devolução que não voltou ao estoque.

Só depois de esgotar essas pistas faça o ajuste, e registre a justificativa. Por exemplo: "Película do modelo X: contado 8, sistema 10. Duas unidades vendidas como modelo Y no dia tal." Com justificativa, você descobre os padrões. Se a mesma causa aparece três vezes, o problema está no processo, não no estoque.

O que é curva ABC e como usar para contar o estoque com mais frequência?

A curva ABC é uma forma simples de separar o estoque pela importância. A ideia é que poucos itens respondem pela maior parte do que você vende ou do dinheiro parado, e esses merecem mais atenção.

Para montar sem planilha complicada, liste os itens e ordene pelos que mais saem. Os que mais vendem ou custam mais caro são a classe A. Os intermediários são B. Os que quase não saem e valem pouco são C.

Depois defina a frequência. Por exemplo, a classe A é contada toda semana ou a cada quinze dias, a B uma vez por mês e a C uma ou duas vezes por ano, junto do inventário geral. Em loja de celular, carregadores, cabos, películas e capas dos modelos mais vendidos tendem a ser A, enquanto acessório de modelo antigo parado tende a ser C.

Como fazer inventário de peças e acessórios com código de barras e etiqueta?

Peças e acessórios são pequenos, parecidos entre si e fáceis de misturar. Uma tela de um modelo e a de outro podem ter a mesma aparência. Por isso a identificação vale mais do que a contagem em si.

Etiquete cada prateleira, gaveta ou saquinho com nome do item, modelo e, quando houver, um código de barras. Com leitor, você bipa em vez de digitar, e o risco de errar o modelo cai bastante. Sem leitor, use um código curto e único por item e anote o mesmo na folha de contagem.

Para aparelhos, confira o IMEI ou o número de série, não apenas o modelo. Dois aparelhos iguais por fora são itens diferentes no registro. Peças que ficam na bancada, como telas em teste ou baterias reservadas para uma ordem de serviço, precisam ser contadas como "em uso", em uma linha separada, para não aparecerem como falta.

Com que frequência fazer o inventário?

Não existe uma frequência certa para todas as lojas. Quanto maior a variedade e a rotação, mais vezes vale contar. A regra prática é: o que vende muito e o que custa caro, conte com frequência; o resto, de vez em quando.

Se o inventário é exigido da sua empresa para fins fiscais ou contábeis, e em que formato, depende do enquadramento e do caso. Confirme isso com o seu contador.

Como o AgFlex ajuda no controle do estoque e no inventário?

O AgFlex não faz a contagem por você, mas facilita o que vem antes e depois dela. Tem cadastro de produtos com código de barras e etiquetas, entradas e saídas registradas e alerta de reposição. As peças usadas em uma ordem de serviço baixam do estoque, o que evita uma das causas mais comuns de diferença.

Com o registro em dia, comparar o contado com o sistema fica mais rápido. Funciona no navegador do computador, tablet e celular, e dá para testar grátis por 14 dias.

Quais são os erros mais comuns no inventário?

Estes são os erros que mais estragam a contagem em loja pequena.

• Vender durante a contagem sem separar as movimentações, o que faz o número mudar enquanto se conta.
• Quem conta ver o número do sistema e "forçar" o resultado para bater.
• Contar uma pessoa só e sem conferência.
• Ajustar o estoque sem investigar nem registrar o motivo.
• Misturar modelos parecidos por falta de identificação.
• Esquecer produtos na bancada, no caixa, na vitrine ou separados para clientes.
• Contar uma vez e nunca mais, em vez de manter uma rotina.