Como fazer o controle de vasilhames na distribuidora de gás e água

Quais são os estados de um botijão?

Para controlar, pense em estados, não só em quantidade. Um mesmo botijão passa por vários lugares no mesmo dia, e cada lugar tem um dono da responsabilidade.

• Cheio no depósito, pronto para venda.
• Cheio no veículo de entrega, em rota, sob responsabilidade do entregador.
• Vazio recebido na troca, aguardando devolução ao fornecedor ou ao envase.
• Emprestado ao cliente, quando ele leva o botijão cheio sem entregar o vazio.
• Em comodato, quando o botijão fica com o cliente por contrato, com a condição de ele comprar de você.
• Em manutenção, vencido para requalificação ou fora de uso.

Como funciona a troca na entrega?

A regra mais comum é a de troca: o cliente entrega o vazio e recebe o cheio. Cada entrega movimenta o estoque em dois sentidos, sai um cheio e entra um vazio. Se o seu controle só registra a saída do cheio, o saldo de vazios nunca fecha.

Quando o cliente não tem o vazio, a distribuidora pode cobrar o vasilhame (o casco) ou deixar o botijão emprestado. Defina a regra, escreva o valor e o procedimento, e registre cada caso no pedido para não virar discussão na próxima entrega.

Cobrar o casco ou emprestar? Como decidir

Cobrar o casco protege o seu patrimônio, mas pode afastar cliente novo que compara preço com o concorrente. Emprestar conquista o cliente, mas só compensa se você souber quanto está emprestado e para quem.

Um meio-termo que muita distribuidora usa: emprestar para cliente recorrente conhecido, com registro no cadastro dele, e cobrar o casco de quem compra uma vez só ou de endereço novo. Seja qual for a escolha, ela precisa estar escrita e valer para todos os entregadores.

Como registrar o comodato de forma simples?

Comodato é emprestar um bem sem cobrar por isso. Para o botijão, o cuidado é provar o que foi emprestado. Um papel simples, assinado ou confirmado por mensagem, já ajuda muito. Peça a um advogado ou ao seu contador para revisar o texto antes de adotar.

• Nome e telefone do cliente e endereço de entrega.
• Quantidade, tipo e identificação de cada botijão emprestado.
• Data da entrega e quem entregou.
• Condição de devolução: o que acontece se o cliente parar de comprar ou se mudar.
• Valor do casco que será cobrado se o botijão não for devolvido.

Como fazer a contagem diária?

1. No início do dia, conte os cheios no depósito e anote por marca e tipo (por exemplo, botijão doméstico e industrial, garrafão de água).
2. Registre a carga de cada veículo de entrega na saída, com o nome do entregador.
3. No retorno, conte os cheios que sobraram e os vazios recebidos.
4. Compare: cheios que saíram menos cheios que voltaram deve bater com as entregas feitas e com os vazios recebidos mais os emprestados.
5. Diferença, para mais ou para menos, vale investigar no mesmo dia, enquanto a memória está fresca.

Quais divergências aparecem com mais frequência?

Quase toda diferença vem de um destes erros. Conhecer a lista ajuda a achar a causa rápido.

• Entrega feita sem registrar a troca, e o vazio ficou na casa do cliente sem anotação.
• Vazio de outra marca recebido e contado como se fosse da sua.
• Botijão deixado em um cliente que mora no mesmo prédio, anotado no apartamento errado.
• Venda no balcão que baixou o cheio, mas não recebeu o vazio.
• Botijão com defeito separado e esquecido num canto, fora da contagem.
• Entregador que trocou dois vazios por um cheio e não avisou.

Como receber pedidos sem perder nenhum?

Boa parte dos pedidos de gás chega por telefone e WhatsApp, e anotar em papel ou caderno é o jeito mais fácil de esquecer uma entrega. Registre o pedido no momento em que ele chega: cliente, endereço, produto, forma de pagamento e se haverá troca de vasilhame. O campo da troca é o que alimenta o controle depois.

Um hábito que ajuda: ao confirmar o pedido, pergunte ao cliente se ele terá o vazio para entregar. A resposta já deixa o entregador preparado, evita a viagem perdida e mostra, antes da saída, quantos botijões vão ficar emprestados naquele dia.

Como o AgFlex ajuda a distribuidora?

O AgFlex controla o estoque por produto, com entradas e saídas, e o PDV vende no balcão e na entrega. Você pode cadastrar o botijão cheio e o vazio como itens separados e movimentar os dois a cada venda. O financeiro mostra contas a pagar e a receber e o fluxo de caixa, e os planos avançados têm crediário e cobrança automática para o cliente que paga depois, além de atendimento por WhatsApp.

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