Como organizar entregas e cobrança na distribuidora de gás

Por onde começa a organização das entregas?

Começa no pedido. Toda entrega precisa nascer com cinco dados: quem pediu, endereço com referência, produto e quantidade, forma de pagamento e se o cliente vai entregar o vazio. Pedido anotado pela metade vira ligação do entregador para o balcão no meio da rua, e cada ligação é tempo perdido.

Defina também uma janela de atendimento. Por exemplo, pedidos feitos até certo horário saem na rota da tarde. Cliente que sabe a regra reclama menos, e a rota fica mais previsível.

Vale ainda ter um combinado para o pedido urgente, como o restaurante que ficou sem gás na hora do almoço. Decida se existe taxa, quem libera a saída fora da rota e como isso é registrado. Sem regra, toda urgência vira exceção e a rota inteira atrasa.

Como montar a rota por região?

O erro mais comum é despachar pedido por ordem de chegada. O entregador cruza o bairro duas vezes e o combustível vira custo escondido. O caminho simples é agrupar por região antes de sair.

1. Separe os pedidos pendentes por bairro ou por trecho de rua.
2. Coloque primeiro os pedidos urgentes (cliente sem gás, restaurante em horário de pico).
3. Distribua por entregador conforme a região e a capacidade do veículo.
4. Entregue ao motorista a lista com endereço, produto, forma de pagamento e observações.
5. Anote o horário de saída e, na volta, o de retorno.

Como o entregador deve registrar cada entrega?

Ao terminar cada entrega, o entregador confirma três coisas: o cheio foi entregue, o vazio foi recolhido (ou ficou emprestado) e o valor foi recebido (ou ficou a prazo). Se o registro depende de a pessoa lembrar tudo à noite, os erros aparecem. O ideal é marcar na hora, pelo celular ou numa folha da rota preenchida a cada parada.

Peça também que ele anote o motivo de qualquer exceção: cliente ausente, endereço errado, pagamento recusado. Esse histórico mostra onde a rota está falhando.

Como controlar o fiado do cliente recorrente?

Fiado em gás é comum com restaurantes, pensões, condomínios e famílias antigas da região. Funciona quando tem regra, e vira prejuízo quando é só confiança. Defina por escrito antes de liberar.

• Limite de valor por cliente, para o fiado não crescer sem você perceber.
• Prazo de pagamento: por exemplo, semanal, quinzenal ou no dia do pagamento do cliente.
• Quem autoriza a venda a prazo: o entregador não decide sozinho.
• Bloqueio automático ou aviso quando o cliente passa do limite ou do prazo.
• Registro de cada venda a prazo com data, itens e valor, sem soma de cabeça.

Como cobrar sem constranger o cliente?

A cobrança funciona melhor quando é rotina, não exceção. Envie o lembrete antes do vencimento, com o valor e o que foi comprado. Se passou da data, cobre no dia seguinte, com educação e a chave de pagamento já na mensagem. Esperar semanas para cobrar torna o assunto desconfortável para os dois lados.

Ofereça formas fáceis de pagar, como PIX. E guarde o histórico da conversa: se houver desacordo, você mostra a data, os itens e o valor do pedido. Para dívidas antigas e cobranças mais sérias, converse com um advogado antes de tomar qualquer medida.

Como fazer o fechamento do entregador no fim do dia?

O fechamento, também chamado de acerto, é a conferência de tudo o que o entregador levou e trouxe. Faça sempre com a mesma pessoa e na mesma hora, de preferência na chegada, enquanto a rota está fresca.

1. Some o que ele recebeu em dinheiro, PIX e cartão, separando cada forma.
2. Compare com as entregas marcadas como pagas na rota.
3. Liste o que ficou a prazo e confira se cada venda tem autorização.
4. Confira os cheios que voltaram e os vazios recolhidos (veja o próximo item).
5. Registre a diferença, se houver, e a explicação dada na hora.

Como conferir o vasilhame na volta?

A regra da conta é simples: cheios que saíram, menos cheios que voltaram, deve ser igual às entregas feitas. Os vazios que voltaram devem ser iguais às trocas, e a diferença são os botijões que ficaram emprestados com clientes. Se a conta não fecha, olhe primeiro as entregas sem troca registrada.

Confira também a marca dos vazios. Receber botijão de outra marca sem avisar é causa frequente de diferença no estoque. Se quiser aprofundar o controle por estado do botijão, o guia sobre vasilhames da distribuidora detalha a contagem diária.

Como o AgFlex ajuda a distribuidora?

O AgFlex registra o pedido e a venda no PDV, com dinheiro, cartão e PIX, e guarda o histórico de compras de cada cliente. O estoque movimenta os produtos a cada saída. Nos planos avançados, o crediário e a cobrança acompanham o que cada cliente deve e enviam lembretes de vencimento, e o WhatsApp ajuda no atendimento. O financeiro mostra contas a receber e fluxo de caixa para o fechamento.

Funciona no navegador do computador, do tablet e do celular, e há teste grátis de 14 dias.