Como controlar fiado no mercadinho e a caderneta de fiado do balcão

O que cadastrar antes de vender o primeiro fiado?

A maior parte dos calotes nasce de um fiado dado a alguém que ninguém sabe localizar. Antes de anotar a primeira compra, tenha o cadastro pronto. Não precisa ser burocrático, mas precisa permitir que você encontre a pessoa.

Guarde só o que você realmente usa para vender e cobrar. Pela LGPD (Lei 13.709/2018), a regra é coletar o necessário e deixar claro para quê. Para um fiado de bairro, isso costuma bastar:

• Nome completo e como a pessoa é conhecida no bairro.
• Telefone com WhatsApp, confirmado na hora (mande um oi e veja se chega).
• Endereço ou ponto de referência, se a entrega ou a cobrança presencial for parte da rotina.
• Nome de um contato alternativo, só se o cliente concordar.
• Data em que o cliente combinou de pagar e o limite que você liberou.

Como definir o limite de fiado por cliente?

Limite é o valor máximo que a pessoa pode ter em aberto ao mesmo tempo. Sem ele, o fiado cresce de pouco em pouco e, quando você percebe, já é uma dívida grande. Comece baixo e suba conforme o cliente paga em dia.

Uma conta simples de ilustração: se, por exemplo, uma família costuma comprar R$ 200 por semana, um limite inicial de R$ 200 cobre uma semana de compras. Se pagou direitinho duas ou três vezes, você pode subir. Se atrasou, o limite volta ao início ou o fiado para.

Defina também a data combinada para pagar e escreva isso no cadastro. Pode ser o dia do pagamento do cliente, uma vez por semana ou por quinzena. O erro mais comum é o combinado vago, do tipo "mês que vem eu acerto", porque ninguém sabe quando começa o atraso.

Como registrar o fiado na hora e conferir o saldo com o cliente?

Fiado anotado depois é fiado esquecido ou errado. A regra é simples: anota no momento em que o produto sai da loja, com o cliente na frente, e fala o valor em voz alta.

Um jeito de fazer em todas as compras:

1. Passe os itens como numa venda normal e feche o total.
2. Lance o valor na conta do cliente certo, com a data e o que foi comprado.
3. Diga o total da compra e o saldo que ele passa a dever no total.
4. Se for caderno, peça que o cliente confira a linha. Se for sistema, mostre a tela ou envie o comprovante.
5. Quando houver pagamento, registre o valor, a forma (dinheiro, PIX, cartão) e o novo saldo.

Posso misturar o fiado com o dinheiro do caixa do dia?

Não. Fiado não entrou dinheiro, então não pode contar como venda recebida no fechamento. Se você soma a venda a prazo junto com o dinheiro do dia, o caixa vai parecer maior do que a gaveta e a diferença some na conversa.

Separe as duas coisas. A venda no fiado entra como "a receber". O dinheiro só entra no caixa quando o cliente paga, e aí você registra como recebimento de fiado, no dia em que o dinheiro realmente chegou. Assim o fechamento do dia bate com a gaveta e você enxerga o quanto está parado na rua.

Como fazer o relatório semanal de quem deve?

Uma vez por semana, sempre no mesmo dia, olhe a lista de devedores. Poucos minutos de conferência evitam meses de dor de cabeça. Monte a lista com estas colunas e ordene do maior atraso para o menor. Quem está vencido recebe lembrete; quem está perto do limite recebe um aviso antes de estourar. Some o total em aberto e compare com a semana anterior: se o número só sobe, o fiado está maior do que o seu caixa aguenta.

• Nome do cliente e telefone.
• Saldo em aberto.
• Data da compra mais antiga ainda não paga.
• Data combinada para pagar e se já venceu.

Caderno, planilha ou sistema: qual escolher para o fiado?

Os três funcionam, dependendo do tamanho do movimento. Vale ser honesto com os pontos fracos de cada um.

Caderno: é barato, rápido e todo mundo entende. Em compensação, soma é manual, o caderno pode molhar, rasgar ou sumir, é difícil achar o histórico de um cliente e qualquer funcionário rabisca. Serve para poucos clientes e um só operador.

Planilha: soma sozinha e permite filtrar por cliente e por data. Mas depende de alguém digitar, não avisa quando o limite estoura, é fácil apagar uma linha sem querer e dificilmente fica aberta no balcão na hora da venda.

Sistema: registra o fiado no momento da venda, mantém o saldo e o histórico de cada cliente, impede de passar do limite se estiver configurado assim e mostra quem está atrasado. O ponto fraco é que exige cadastrar tudo no começo e treinar quem atende. Compensa quando o fiado já passa de alguns clientes ou quando mais de uma pessoa vende.

Como cobrar fiado atrasado e quando suspender o fiado?

Cobrança educada preserva o cliente e aumenta a chance de receber. Nunca cobre no balcão com a loja cheia, nem exponha o nome da pessoa para outros clientes. Prefira mensagem direta no WhatsApp ou conversa reservada.

Primeiro contato, um ou dois dias depois do vencimento, em tom de lembrete: "Oi, Dona Maria, tudo bem? Aqui é do mercadinho. Passando para lembrar que o acerto combinado era dia 10 e o saldo está em R$ 85,00. Pode passar aqui hoje ou me mandar o PIX? Qualquer coisa me avisa. Obrigado!"

Se não houver resposta, faça um segundo contato alguns dias depois, mais objetivo, oferecendo uma saída: pagar uma parte agora e o resto na semana seguinte. Anote cada contato e cada promessa de pagamento com a data. Se a cobrança for para a via judicial ou para negativação, confirme antes o procedimento correto com um advogado.

Decida a regra de suspensão antes de precisar dela, para não parecer pessoal. Suspenda quando o cliente estourou o limite, ou passou da data combinada e não respondeu à cobrança. Diga com educação: "Enquanto o saldo não for acertado, só consigo vender à vista." Não é castigo, é proteção do seu caixa. Se a pessoa pagar e voltar, retome com limite menor e vá subindo. Quem atrasa uma vez com motivo e avisa merece conversa; quem some e continua pedindo fiado, não.

Como o AgFlex ajuda a controlar o fiado?

O AgFlex é um sistema online que funciona no navegador do computador, tablet e celular e pode ser instalado como aplicativo. O PDV faz a venda por nome ou código de barras e guarda o histórico de compras de cada cliente. O crediário/fiado e a cobrança automática estão nos planos avançados, junto com o financeiro de contas a receber e o WhatsApp.

Isso não substitui as regras acima: limite, data combinada e conferência semanal continuam sendo decisão sua. O sistema só tira a soma e a anotação do papel. Há teste grátis de 14 dias, suficiente para cadastrar alguns clientes e ver se encaixa no seu balcão.

Por onde começar nesta semana?

Você não precisa mudar tudo de uma vez. Faça em ordem:

1. Liste hoje quem deve e quanto, com telefone de cada um.
2. Defina o limite e a data de pagamento para quem continua no fiado.
3. Separe o fiado do caixa do dia no fechamento.
4. Escolha o dia fixo da semana para conferir o relatório de devedores.
5. Envie o primeiro lembrete educado para os atrasados.