Como escolher um sistema PDV para mercadinho: guia do dono

O que o caixa de um mercadinho precisa fazer bem?

Caixa de mercadinho é lugar de fila. Se o sistema trava ou pede três cliques por item, o cliente desiste de esperar e você perde venda. A primeira régua para escolher é a velocidade de quem está no balcão.

Teste com o seu produto na mão, não com a demonstração do vendedor. Passe dez itens diferentes no leitor e veja quanto leva do primeiro bip até o troco. Se o código não lê, dá para buscar pelo nome?

• Leitor de código de barras: o produto entra com um bip, sem clicar antes.
• Produto por unidade e por peso: o pão sai por unidade, o queijo fatiado e a fruta saem por quilo. Veja como o sistema pede o peso e se calcula o valor certo.
• Item avulso para o que ainda não foi cadastrado, sem parar a fila.
• Desconto e cancelamento de item com registro de quem fez.
• Mais de um meio de pagamento na mesma venda: parte em dinheiro, parte no PIX.

Como funcionam PIX, cartão e fechamento de caixa?

O sistema precisa registrar cada forma de pagamento separada, porque é isso que permite fechar o caixa certo no fim do dia. No PIX, pergunte como funciona: há sistemas que geram o código na tela e confirmam o pagamento, e há os que só anotam que o cliente pagou, deixando a conferência no aplicativo do banco por sua conta.

O fechamento de caixa é a prova real. Ao abrir o turno, o operador informa o troco inicial. No fim, o sistema mostra quanto deveria ter em dinheiro, em cartão e em PIX, e você compara com a gaveta. Sangria e suprimento (tirar ou colocar dinheiro no meio do dia) também precisam de registro.

Estoque e fiado: o que o sistema precisa controlar?

Estoque que não baixa na venda é só um cadastro. O certo é cada venda descontar a quantidade e cada compra do fornecedor somar na entrada. Veja também o alerta de reposição, com mínimo por produto, e se o estoque aceita quantidade fracionada, como 2,350 kg de um item vendido por peso.

Fiado é comum em mercadinho de bairro e é onde mais se perde dinheiro. O controle bom tem cliente cadastrado, limite de valor, data combinada e histórico do que ele levou e pagou. Pergunte se o sistema mostra quem está atrasado sem você caçar caderno. Um roteiro simples:

1. Cadastre o cliente com nome e telefone.
2. Defina um limite de fiado para ele.
3. Registre cada compra a prazo no nome dele.
4. Marque cada pagamento parcial quando ele aparecer.
5. Olhe toda semana a lista de quem está atrasado.

Contas e relatórios: como saber o que vende e o que sobra?

Mostre na tela o que vence esta semana (aluguel, luz, fornecedor) e o que você tem a receber (fiado, cartão a cair).

Nos relatórios, três perguntas precisam de resposta clara. O que mais vende? O que está parado na prateleira há semanas? Quanto sobra em cada produto? Esta última é a margem. Por exemplo, um item comprado a R$ 8 e vendido a R$ 10 deixa R$ 2 de margem bruta. Para o sistema calcular, você precisa cadastrar o custo, hábito que vale criar desde o primeiro dia.

Sistema PDV gratuito ou pago: qual compensa e o que perguntar?

Um sistema gratuito pode servir para começar, principalmente se você vende pouco. O ponto é descobrir onde está o limite: quantidade de produtos, número de usuários ou caixas, relatórios mais simples, pouco suporte. Leia as regras do plano antes de cadastrar tudo, porque migrar mil produtos para outro sistema depois dá trabalho.

No pago, compare o que está incluído em cada plano, não só a mensalidade. A conta certa é o custo mensal frente ao tempo que ele poupa no caixa e às perdas que evita no estoque e no fiado. Antes de contratar, faça estas perguntas ao fornecedor e anote as respostas.

• Funciona no meu equipamento: computador, tablet ou celular?
• O que acontece se a internet cair no meio do expediente?
• Posso importar os produtos de uma planilha em vez de digitar um a um?
• Quantos usuários e caixas estão incluídos? Há limite de produtos ou vendas?
• Como é o suporte: canal, horário e tempo de resposta?
• Consigo exportar produtos, clientes e vendas se quiser sair?
• Existe teste sem compromisso e como funciona o cancelamento?

E a nota fiscal: preciso me preocupar já na escolha?

Depende do seu regime tributário e do seu estado. Algumas situações exigem nota fiscal ao consumidor no caixa, outras têm regras próprias, e elas mudam conforme o enquadramento da empresa e a legislação estadual. Por isso um guia geral não consegue dizer se você precisa.

O caminho seguro é perguntar ao seu contador, antes de escolher o sistema: no meu caso, preciso emitir nota no caixa? De que tipo? Com a resposta na mão, pergunte ao fornecedor se a função existe, em qual plano e quem cuida da configuração.

Como testar um sistema PDV por 14 dias sem se enrolar?

Teste de verdade usa o mercadinho de verdade. Três produtos de exemplo não mostram nada. Siga o roteiro e anote o que travou.

1. Dias 1 e 2: cadastre os produtos que mais saem, com código de barras, preço e custo. Importe de planilha se der.
2. Dias 3 a 5: faça vendas de teste com leitor, por peso, com desconto e com pagamento dividido. Cronometre uma fila simulada.
3. Dias 6 e 7: teste o PIX com uma compra pequena de verdade e confira se o valor aparece onde deveria.
4. Dias 8 a 10: dê entrada numa compra de fornecedor, venda alguns itens e veja se o estoque bateu. Simule um fiado com pagamento parcial.
5. Dias 11 e 12: feche o caixa e compare com a gaveta. Lance uma conta a pagar e uma a receber.
6. Dias 13 e 14: veja os relatórios, tire uma dúvida real com o suporte e decida junto com quem opera o caixa.

Como o AgFlex ajuda no dia a dia do mercadinho?

O AgFlex é um sistema online que roda no navegador do computador, do tablet e do celular e pode ser instalado como aplicativo. O PDV faz venda rápida por nome ou código de barras, aceita dinheiro, cartão e PIX (com cobrança PIX integrada conforme a configuração da empresa), tem desconto e item avulso, guarda o histórico de compras por cliente e gera relatórios de vendas por período e por vendedor.

O estoque tem cadastro de produtos, código de barras, etiquetas, entradas e saídas e alerta de reposição. No financeiro há contas a pagar e a receber e fluxo de caixa, e os planos avançados trazem crediário e cobrança automática. Sobre nota fiscal, este guia não promete essa função: confirme com o contador o que o seu caso exige. O teste grátis de 14 dias serve para seguir o roteiro acima com os seus produtos.

Quais os erros mais comuns de quem está começando?

Quase todo problema com sistema vem de hábito, não do software.

• Escolher só pelo preço da mensalidade e esquecer limites e suporte.
• Cadastrar produto sem custo e depois não conseguir saber a margem.
• Vender sem dar entrada das compras, deixando o saldo negativo e sem sentido.
• Usar um único login para todo mundo, sem saber quem cancelou ou deu desconto.
• Não fechar o caixa todo dia e deixar a diferença se acumular.
• Liberar fiado sem limite e sem data de pagamento.
• Trocar de sistema em plena semana de movimento forte, sem treinar a equipe.