Como fazer o controle de estoque de peças para assistência técnica

Por que o estoque de uma assistência técnica é diferente do de uma loja?

No controle de estoque de peças para assistência técnica, nada é como numa loja comum. Lá, o produto que entra é o mesmo que sai. Na bancada, a peça é pequena, parecida com outras e serve só para alguns modelos. Um conector de carga que encaixa num aparelho não encaixa no vizinho, e duas telas de modelos diferentes podem parecer idênticas a olho nu. Separar a peça errada é um erro comum e custa retrabalho.

Existe ainda uma divisão que a loja não tem: peça própria e peça do cliente. Peça própria é a que você comprou e vai cobrar na OS. Peça do cliente é a que ele mesmo trouxe para instalar, ou a peça original retirada do aparelho dele que precisa voltar para ele ou ser descartada com autorização. Se as duas ficam na mesma gaveta, você cobra peça que não usou ou perde uma que não era sua.

Há ainda a peça com defeito e a que volta em garantia: elas precisam de lugar e de registro próprios.

Como organizar as peças fisicamente: gavetas e etiquetas?

Organização boa é aquela em que qualquer pessoa da equipe acha a peça em menos de um minuto. Algumas regras que funcionam:

• Separe por tipo de peça (telas, baterias, conectores de carga, câmeras, alto-falantes, parafusos) e, dentro do tipo, por marca e modelo.
• Use gavetas organizadoras com divisórias e uma etiqueta do lado de fora com o código da peça e o modelo compatível.
• Guarde telas e placas em saquinho antiestático ou na embalagem original, também etiquetada.
• Dê um endereço fixo a cada gaveta, por exemplo, prateleira A, gaveta 3, e anote esse endereço no cadastro da peça.
• Reserve caixas à parte e bem marcadas para peça do cliente, peça em teste e peça com defeito aguardando devolução.

Como cadastrar cada peça: código, modelo compatível e custo?

O cadastro é a base de tudo. Sem um padrão de nome, a mesma peça vira "tela do A32" num lugar e "display Samsung A32" em outro, e a contagem nunca fecha. Escolha um padrão e siga sempre: tipo, marca, modelo e variação. Por exemplo: Tela, Samsung, A32, preta.

Cada peça deve ter pelo menos estes campos:

• Código interno, curto, único e igual ao da etiqueta.
• Nome padronizado.
• Modelos compatíveis: anote todos os que a peça atende, assim você evita comprar de novo o que já tem em outra gaveta.
• Tipo ou qualidade, como original ou compatível, porque o cliente precisa saber o que está recebendo.
• Fornecedor, custo de compra e valor cobrado na OS.
• Quantidade atual, estoque mínimo e endereço na gaveta.

Como definir estoque mínimo e ponto de reposição?

Estoque mínimo é a quantidade abaixo da qual você precisa comprar. O ponto de reposição é o momento do pedido: ele precisa cobrir o que você vai usar enquanto o fornecedor entrega, mais uma margem de segurança.

A conta é simples: consumo por dia vezes o prazo de entrega em dias, mais a margem. Exemplo ilustrativo: se você troca cerca de 2 baterias de um modelo por semana e o fornecedor leva 7 dias para entregar, vai gastar cerca de 2 baterias até a remessa chegar. Com uma margem de 2 unidades, o ponto de reposição é 4. Quando o saldo chegar em 4, faça o pedido.

Não calcule tudo de uma vez. Comece pelas que mais saem e pelas que, quando faltam, deixam o aparelho parado na bancada. Revise os números de tempos em tempos.

Como dar baixa na peça usada na OS e conferir com a contagem periódica?

A baixa precisa acontecer no momento em que a peça sai da gaveta e é ligada a uma ordem de serviço. Se o técnico retira hoje e lança só no fim da semana, o saldo mente. A regra prática é: peça só sai da gaveta com o número da OS anotado.

1. O técnico registra a peça no orçamento ou no serviço da OS.
2. Pega a peça pelo código da etiqueta.
3. Dá a baixa no estoque ligando ao número da OS.
4. Se a peça não servir, volta para a gaveta e a baixa é estornada.
5. A peça defeituosa retirada do aparelho vai para a caixa identificada, com o número da OS.

Como fazer inventário e tratar perdas, peça defeituosa e garantia com o fornecedor?

Inventário é contar o que existe de verdade e comparar com o saldo registrado. Uma rotina possível: contagem rápida, toda semana, das peças que mais saem, e contagem geral a cada trimestre.

Quando a conta não bate, anote a diferença e procure a causa antes de corrigir o saldo: baixa esquecida, peça na gaveta errada, peça levada sem registro. Ajustar sem investigar apaga o sinal do problema. Perda de verdade, como quebra no manuseio ou extravio, deve ser lançada como saída com o motivo.

Para a peça com defeito, o caminho é o seguinte:

• Peça nova que chega com defeito: teste antes de guardar, quando for possível, e reclame logo, com a nota e a embalagem em mãos.
• Peça instalada que falhou dentro da garantia: anote a OS original, a peça, o fornecedor e a data da compra para pedir a troca.
• Combine com cada fornecedor, por escrito, prazo e condições de troca.
• Guarde a peça defeituosa na caixa de devolução, etiquetada com a OS e o fornecedor.
• Controle o que foi enviado e o que voltou, seja troca, seja crédito.

O que é curva ABC e como usar no estoque de peças?

Curva ABC é separar as peças por importância. A classe A reúne poucas peças que giram muito ou que representam o maior valor. A classe B fica no meio. A classe C são muitas peças que saem raramente.

Para fazer à mão, liste as peças, anote quanto saiu de cada uma nos últimos meses, ordene da que mais saiu para a que menos saiu e marque as primeiras como A, as seguintes como B e o restante como C. Não existe percentual mágico; o que vale é a ordem.

• Classe A: conte com mais frequência, calcule bem o estoque mínimo e não deixe faltar.
• Classe B: revise uma vez por mês.
• Classe C: compre sob encomenda sempre que o cliente puder esperar e evite encher gaveta com peça rara de modelo antigo.

Quais são os erros mais comuns no controle de estoque de peças para assistência técnica?

• Comprar sem checar se já existe peça compatível em outra gaveta.
• Usar nomes diferentes para a mesma peça.
• Misturar peça do cliente com peça própria.
• Dar a baixa só no fim do dia ou da semana.
• Não registrar a peça defeituosa nem a devolvida ao fornecedor.
• Corrigir o saldo sem investigar a diferença.

Como o AgFlex ajuda no controle de estoque de peças?

Para o controle de estoque de peças para assistência técnica, o AgFlex é um sistema de gestão online que funciona no navegador do computador, do tablet e do celular e pode ser instalado como aplicativo. No estoque, você cadastra produtos e peças com código de barras e etiquetas, registra entradas e saídas e recebe alerta de reposição. Nos planos com ordem de serviço, as peças usadas na OS baixam do estoque, o que evita o esquecimento da baixa. Há teste grátis de 14 dias.

O sistema não substitui a organização física: gaveta etiquetada e contagem periódica continuam sendo trabalho da equipe.