Como separar o dinheiro da empresa do dinheiro pessoal no dia a dia

Como saber se o dinheiro da empresa e o pessoal estão misturados?

Quase todo dono de assistência técnica começa misturando. O cliente paga um conserto no PIX da sua conta pessoal, você paga uma peça com o cartão da família e, no fim do mês, ninguém sabe se o negócio deu lucro ou se foi o salário do cônjuge que cobriu o buraco.

Se você se reconhece em dois ou mais itens da lista abaixo, a mistura já está acontecendo.

• Você não sabe dizer quanto a empresa lucrou no mês passado.
• O PIX dos clientes cai na mesma conta onde caem seus gastos de casa.
• Você pega dinheiro da gaveta para o almoço, o lanche das crianças ou uma conta urgente, e não anota.
• Já pagou fornecedor de peças com dinheiro pessoal, ou conta de casa com dinheiro da loja.
• Quando falta dinheiro no fim do mês, você não sabe se o problema é venda baixa ou retirada alta.
• Para comprar uma peça cara, você usa o limite do cartão pessoal por falta de caixa da empresa.

Por que abrir uma conta separada para a empresa?

A conta separada é o primeiro passo e o que mais resolve. Tudo que o negócio recebe entra nela: PIX, cartão, transferência, depósito do dinheiro vivo que passou pelo caixa. Tudo que o negócio paga sai dela: peças, aluguel, internet, fornecedor, ferramenta.

Com isso o extrato vira uma prova do que aconteceu, sem precisar de memória. Se hoje você usa só a conta pessoal, comece pelo menos com uma conta e uma chave PIX exclusivas do negócio, e passe a informar essa chave nos orçamentos e comprovantes. A forma de abrir conta e o tipo de cadastro dependem da situação da sua empresa, então confirme com seu contador.

Regra de ouro: dinheiro de venda nunca para na conta pessoal, nem por um dia. Se cair lá por engano, transfira para a conta da empresa e anote o motivo.

Como definir uma retirada fixa para você?

O dono também precisa ser pago. A saída é combinar um valor de retirada, no mesmo dia todo mês, como se fosse o seu salário. Na linguagem do dia a dia, é o que muita gente chama de pró-labore. O nome e as regras legais disso dependem do tipo de empresa, então converse com o contador; aqui falamos só da prática.

Como chegar a um valor realista:

1. Some seus gastos pessoais fixos do mês: moradia, comida, transporte, escola, contas de casa.
2. Olhe quanto a empresa realmente sobrou nos últimos meses depois de pagar todas as despesas e as peças.
3. Defina uma retirada que caiba nessa sobra, mesmo nos meses mais fracos.
4. Transfira esse valor da conta da empresa para a conta pessoal em data fixa e deixe de mexer no caixa fora disso.
5. Pague as contas de casa só com essa retirada. Se o mês apertar, gaste menos em casa ou ajuste a retirada de forma anotada, nunca pegando da loja às escondidas.

Como registrar tudo que entra e sai da empresa?

Separar o dinheiro da empresa do pessoal não adianta se você não registra. O mínimo é anotar toda entrada e toda saída com data, valor, motivo e forma de pagamento, seja num caderno, numa planilha ou num sistema. Uma entrada de conserto deve apontar para a ordem de serviço correspondente; uma saída de peça, para o fornecedor.

Mantenha dois controles simples:

• Contas a pagar: tudo que você deve, com vencimento. Aluguel, energia, internet, fornecedor de peças, parcela de ferramenta. Olhe a lista toda segunda-feira.
• Contas a receber: tudo que clientes ainda vão pagar. Saldo de conserto retirado a prazo, venda parcelada, fiado combinado.
• Fluxo de caixa simples: uma linha por dia com saldo inicial, entradas, saídas e saldo final. Ele mostra se o dinheiro vai durar até o próximo vencimento.

Qual a diferença entre faturamento e lucro?

Faturamento é tudo que entrou. Lucro é o que sobra depois de pagar o que o negócio gastou. Confundir os dois é o jeito mais rápido de tirar da empresa um dinheiro que ela não tem.

Exemplo ilustrativo, com números redondos: por exemplo, num mês a assistência recebeu R$ 10.000 em consertos e vendas. Gastou R$ 5.000 em peças, R$ 2.000 com aluguel, luz e internet. O que sobrou foi R$ 3.000. Esse é o lucro do mês, antes de qualquer imposto, cuja conta o seu contador faz.

Se, vendo R$ 10.000 na conta, você retirar R$ 6.000 para casa, está tirando mais do que o negócio produziu. Na prática, o dinheiro das próximas peças e do próximo aluguel foi embora. É por isso que a retirada fixa precisa caber no lucro, e não no faturamento.

Como montar uma reserva para imprevistos?

Assistência técnica tem meses fracos, peça que sobe de preço, equipamento que quebra e cliente que atrasa o pagamento. Sem reserva, qualquer um desses vira dívida ou empréstimo do bolso pessoal.

Defina um objetivo claro, como cobrir as despesas fixas de alguns meses, e crie uma conta ou separação própria para isso, diferente da conta do dia a dia. Todo mês, quando houver sobra, separe uma parte fixa para a reserva antes de pensar em aumentar a retirada.

Use a reserva só para imprevisto de verdade. Quando usar, registre e reponha assim que o caixa permitir.

Como fazer uma revisão mensal em 30 minutos?

Marque o mesmo horário todo mês, de preferência nos primeiros dias, e siga este roteiro curto.

1. Confira o extrato da conta da empresa contra o seu registro e anote o que ficou sem explicação.
2. Some as entradas do mês e as saídas por grupo: peças, aluguel e contas fixas, ferramentas, outros.
3. Calcule o lucro: entradas menos saídas do negócio.
4. Compare a retirada que você fez com o lucro. Ela coube?
5. Veja o que vence nos próximos 30 dias em contas a pagar e o que tem a receber.
6. Separe a parte da reserva e decida a retirada do mês seguinte.

Como o AgFlex ajuda a manter as contas separadas?

O AgFlex é um sistema de gestão que funciona no navegador do computador, tablet e celular. Ele tem contas a pagar e a receber e fluxo de caixa, e as vendas feitas no PDV e as ordens de serviço ficam registradas no mesmo lugar. Isso facilita o seu trabalho de registrar e de conferir no fim do mês.

Ele não substitui a disciplina: a conta separada e a retirada fixa continuam sendo decisões suas. O sistema só tira o peso de anotar e de somar. Se quiser conferir se serve para o seu negócio, há teste grátis de 14 dias.

Quais são os erros mais comuns ao separar o dinheiro?

Estes são os deslizes que mais aparecem em lojas e assistências pequenas:

• Tirar dinheiro do caixa sem anotar. Dez minutos depois ninguém lembra, e a diferença do fechamento vira mistério.
• Pagar conta pessoal com o dinheiro da loja, ou o contrário, sem registrar como retirada ou aporte.
• Receber PIX de cliente na conta pessoal por pressa.
• Definir a retirada olhando o faturamento, e não o lucro.
• Não ter reserva e usar o cartão pessoal para comprar peças.
• Deixar a revisão para quando o problema já apareceu.