Como controlar sangria e suprimento de caixa no mercadinho

O que são sangria e suprimento e por que mexer no caixa durante o dia?

O caixa de um mercadinho acumula dinheiro ao longo do dia. Quanto mais notas na gaveta, maior o risco de assalto, de erro de troco e de furto. A sangria resolve isso: o operador retira parte do dinheiro e leva para o cofre ou para o escritório.

O suprimento é o caminho contrário. Quando o troco está acabando, alguém coloca moedas e notas pequenas no caixa. Ele também vale para o dinheiro que o dono deixa no começo do dia. O ponto central é um só: toda entrada e toda saída de dinheiro fora da venda precisa deixar rastro, com valor, hora, motivo e responsável.

Quanto deixar de troco na abertura do caixa?

O fundo de troco inicial depende do movimento, mas a composição importa mais que o total. Muito dinheiro em nota de valor alto e pouca moeda faz o operador pedir troco ao vizinho e deixar a gaveta aberta. Olhe as vendas em dinheiro dos dias de maior movimento e monte um fundo padrão, igual todos os dias.

• Defina um valor fixo de abertura por caixa e escreva na ficha.
• Separe as cédulas por valor e inclua moedas de todos os tamanhos.
• O operador conta o fundo na frente de quem entregou e assina a ficha de abertura.
• Nunca misture o fundo de troco com dinheiro da venda do turno anterior sem contar.
• Anote o valor de abertura no sistema ou na ficha, para a conferência do fim do turno partir de um número real.

Quando fazer sangria e como registrar do jeito certo?

Defina um teto de dinheiro por caixa. Por exemplo, em um dia de movimento normal, quando o dinheiro passar de R$ 500 na gaveta, o operador chama o responsável e faz a sangria. Esse valor é um exemplo ilustrativo; cada loja ajusta o seu. O que não muda é a ordem das coisas: primeiro registra, depois retira.

1. O operador avisa o responsável (dono ou gerente) quando atingir o teto.
2. Os dois contam o dinheiro que será retirado, na frente um do outro.
3. Registra-se a sangria com valor, hora, motivo (cofre, depósito, pagamento) e nome de quem retirou.
4. O dinheiro é colocado em envelope, com o valor escrito, e vai para o cofre.
5. O operador fica com uma via ou foto do registro para a conferência do fim do turno.
6. Mantenha o fundo de troco: não tire tanto que falte moeda para a venda seguinte.

Sangria para pagar fornecedor ou despesa: pode?

Pode, desde que não vire a gaveta de pagamentos soltos. Pagar entregador de bebida ou o vendedor do pão com o dinheiro do caixa é comum, mas é a principal causa de caixa que não fecha. O pagamento sai como sangria, com motivo claro e comprovante: nota, recibo assinado ou ao menos um papel com nome, valor e descrição.

Evite o famoso vale do funcionário no caixa sem registro, o troco emprestado e o dinheiro retirado pelo dono sem aviso. Qualquer dinheiro que sai da gaveta e não é venda tem de passar pela mesma porta, a da sangria. Para separar as contas da empresa e as da pessoa, leia também o guia sobre isso.

Quando fazer suprimento e o que anotar?

Faça suprimento sempre que faltar troco, nunca pegando dinheiro de outra gaveta sem registro. Um erro comum é o operador trocar uma nota de R$ 100 no vizinho e deixar o cliente esperando. Melhor é ter um estoque de moedas e notas pequenas no cofre, controlado pelo responsável.

• Valor colocado, por denominação (por exemplo, duas notas de R$ 20 e dez moedas de R$ 1).
• Hora e nome de quem entregou e de quem recebeu.
• Origem do dinheiro: cofre, troco comprado no banco, reforço do dono.
• Dinheiro vindo de venda de outro caixa também é suprimento, e deve sair como sangria do primeiro.
• Nunca registre suprimento sem o dinheiro estar de fato na gaveta.

Como organizar vários operadores e a troca de turno?

Cada operador responde por um caixa, e um caixa responde por um operador. Quando duas pessoas usam a mesma gaveta, ninguém é responsável pela diferença, e a diferença vira culpa de todo mundo. A troca de turno é o momento mais sensível.

1. Quem sai conta a gaveta com quem entra, na presença do responsável.
2. Registre as sangrias e os suprimentos do turno e some com o valor de abertura.
3. Feche o turno de quem sai e abra o de quem entra, com novo fundo de troco contado.
4. Cada pessoa usa seu próprio acesso; senha compartilhada impede saber quem vendeu.
5. Se a troca é só de pessoa e o caixa fica aberto, pare as vendas por alguns minutos para contar. Não troque com fila.
6. Quem recebe assina que recebeu a gaveta conferida.

O caixa não bateu: como investigar sobra e falta?

Diferença de caixa é a conta do que deveria estar na gaveta menos o que está. O dinheiro esperado é o fundo de abertura, mais as vendas pagas em dinheiro, mais os suprimentos, menos as sangrias. Exemplo ilustrativo: abertura de R$ 150, vendas em dinheiro de R$ 1.200, suprimento de R$ 50 e sangrias de R$ 900. Esperado: 150 + 1.200 + 50 - 900 = R$ 500. Se o operador contou R$ 480, há falta de R$ 20.

Antes de acusar alguém, siga a lista de causas mais comuns. Quase sempre a diferença é erro de registro, não desonestidade.

• Venda no cartão ou no PIX lançada como dinheiro (ou o contrário).
• Sangria feita e não registrada, ou registrada duas vezes.
• Troco dado a mais, moeda confundida, nota falsa aceita.
• Venda cancelada depois de o dinheiro ter sido devolvido ao cliente sem registro.
• Suprimento registrado sem o dinheiro ter entrado, ou o contrário.
• Pagamento de fornecedor com o dinheiro do caixa sem sangria.

Como o AgFlex ajuda a conferir o dinheiro do caixa?

O PDV do AgFlex registra as vendas por dinheiro, cartão e PIX e permite ver relatórios por período e por vendedor. Isso ajuda a separar o que deveria estar na gaveta em dinheiro do que entrou por outros meios, uma das conferências mais importantes na hora de investigar uma diferença.

Para as retiradas e reforços de dinheiro, use a ficha e as regras deste guia de forma consistente, e compare o total do relatório do turno com o que foi contado. Para o fechamento completo do dia, existe um guia específico.