Como controlar estoque de peças em oficina mecânica sem perder dinheiro

Por que controlar o estoque de peças da oficina?

Quando o mecânico pega uma pastilha da caixa e a coloca no carro, essa pastilha tem custo, saiu de algum lugar e precisa virar receita na ordem de serviço. Se ninguém anotar, no fim do mês o caixa pode até bater, mas o estoque não bate e a margem desaparece sem que ninguém perceba onde.

Controlar peça significa saber quanto você tem, quanto pagou, quando vai acabar e quanto cobrar. No papel isso se perde com facilidade; com o estoque registrado e um alerta de reposição, a falta deixa de ser surpresa.

Há também um motivo de prova: se o cliente volta questionando o que foi trocado, o registro das peças usadas na ordem de serviço mostra o que foi instalado e quando. Lembre que o Código de Defesa do Consumidor (art. 40) pede orçamento prévio com a discriminação de mão de obra e materiais. Confirme os detalhes da sua situação com um contador ou advogado.

Como organizar e catalogar o estoque de peças?

Peça bem catalogada é peça que você acha rápido no atendimento. O primeiro passo é definir como você quer identificar cada item: um nome simples, um código de barras ou um código interno.

• Dê a cada peça um nome descritivo: em vez de só 'correia', coloque 'correia de distribuição Fiat Uno 1.4 2010' ou 'correia variável Renault Clio'.
• Defina um código único para cada item (código de barras, GTIN ou código interno da oficina) e etiquete a caixa ou a prateleira.
• Anote o preço de custo de cada peça, não só o preço de venda, pois o custo muda e você precisa saber quando o fornecedor subiu.
• Coloque a data de validade visível em peças que vencem, como óleo, filtro e líquido de freio.
• Separe peças de revenda (que você vende ao cliente) de insumos (que você usa na oficina sem cobrar diretamente, como parafuso ou vedador).
• Agrupe peças por categoria na prateleira: filtros juntos, correntes juntas, fluidos juntos. Facilita o inventário manual se a luz cair.

Peça original, compatível e peça do cliente: qual é a diferença?

Nem toda peça que entra na oficina é vendida por você. Há a peça que você compra e cobra, a peça compatível de linha paralela e a peça que o próprio cliente traz. Cada tipo tem um tratamento diferente no estoque e na cobrança, e tudo precisa ficar combinado por escrito no orçamento.

Peça original é a do fabricante do veículo ou de distribuidor autorizado: costuma custar mais e o cliente sabe o que está recebendo. Peça compatível cumpre a mesma função e as especificações com outra origem e geralmente custa menos. Peça usada ou reaproveitada só deve entrar com autorização do cliente registrada no orçamento.

Peça trazida pelo cliente não entra no seu estoque nem no seu custo, mas entra na ordem de serviço como item do cliente. Anote no orçamento que a peça é do cliente e combine antes quem responde se ela apresentar defeito, porque a oficina responde pelo serviço de instalação, não pela origem da peça. Se der para testar antes de instalar, teste e registre.

Como saber quando pedir peça: mínimo e ponto de reposição

Peça que acaba no meio da semana deixa o carro do cliente parado no elevador. Definir um ponto de reposição é pedir antes de faltar, e não depois.

Estoque mínimo é a quantidade que você não quer deixar cair abaixo de um limite. Para um item de giro alto, como filtro de óleo, o mínimo é maior; para um parafuso raro, é menor. O ponto de reposição é o momento de fazer o pedido e depende do prazo de entrega do fornecedor. Exemplo ilustrativo: se o fornecedor leva 5 dias para entregar e a oficina usa em média 2 filtros por dia, vão sair 10 filtros enquanto o pedido não chega. Se você pedir só quando o estoque chegar a 10, vai zerar justo no dia da entrega; por isso vale somar uma folga e pedir com 12 ou 14 unidades.

Peça de movimento lento, que sai uma ou duas vezes por ano, não precisa de mínimo alto e pode ser encomendada quando o serviço for aprovado. Para calibrar os números, olhe a saída dos últimos três meses.

Registrando a saída de peça na ordem de serviço

Quando o mecânico pega uma peça do estoque para instalar no carro, essa peça tem que sair do controle. O jeito correto é registrar na ordem de serviço quais peças foram usadas, com a quantidade e o valor que vai ser cobrado do cliente.

1. Abra a ordem de serviço do carro e comece o diagnóstico.
2. Identifique qual peça precisa ser trocada e anote no orçamento que será apresentado ao cliente.
3. Separe a peça fisicamente no estoque e registre no sistema qual peça saiu, a data e a quantidade.
4. Se a quantidade em estoque chegou ao mínimo, faça o pedido ao fornecedor; se a peça faltar, avise o cliente e o mecânico antes de prometer prazo.
5. Instale a peça no carro e teste o funcionamento com o cliente presente.
6. Quando a OS for concluída, confirme que a peça saiu do estoque e que a quantidade final está correta.
7. Se alguma peça foi devolvida ao fornecedor por defeito, registre a saída como devolução, não como uso.

Inventário periódico: encontrando as diferenças

A cada 30 dias (ou mais frequente se você quiser) é bom contar as peças fisicamente e comparar com o que o sistema diz. Essa contagem chama de inventário. As diferenças mostram onde o dinheiro desaparece.

Se o registro diz 15 filtros e a contagem encontra 13, duas peças saíram sem anotação. Se o registro diz zero e você acha 3, uma compra não foi lançada. Diferenças de uma ou duas unidades podem ser quebra ou erro de contagem; diferenças grandes pedem uma investigação nos lançamentos do período.

Em papel, você conta tudo e faz a conta de cabeça. Com o estoque registrado no sistema, você já parte da quantidade que deveria existir e só precisa comparar com a contagem física, o que torna a conferência mais rápida. Quando houver diferença, investigue as últimas entradas e saídas daquele item.

Como o AgFlex ajuda a controlar o estoque de peças da oficina

No AgFlex você cadastra peças e produtos com código de barras e etiquetas, registra entradas e saídas e recebe alerta de reposição. Nos planos com ordem de serviço, as peças usadas na OS baixam do estoque, o que evita o esquecimento da baixa e deixa o histórico do veículo mais completo.

O contas a pagar e o fluxo de caixa ficam no mesmo sistema, de modo que você acompanha o que gastou comprando peça e o que recebeu cobrando o serviço. O AgFlex funciona no navegador do computador, do tablet e do celular e pode ser instalado como aplicativo.