Orçamento de manutenção de computador: como montar sem prejuízo

Por que o orçamento de computador dá tanta dor de cabeça?

O cliente chega dizendo "o computador está lento" ou "não liga". Isso pode ser vírus, disco com defeito, pouca memória, poeira, fonte fraca ou tudo junto. Se você passa um valor de cabeça no balcão, quase sempre erra: para baixo e perde dinheiro, ou para cima e perde o cliente.

A saída é separar o atendimento em duas fases. Primeiro o diagnóstico, que descobre o que há de errado. Depois o orçamento, que diz o que fazer e quanto custa. Só então o serviço começa, e apenas com a aprovação do cliente.

O que anotar na entrada antes de falar de preço?

Tudo o que você não registrar na entrada vira discussão na entrega. Faça o checklist com o cliente na frente, e ele assina ou confirma.

• Dados do cliente e telefone para contato.
• Equipamento: tipo (desktop, notebook, all in one), marca, modelo e número de série.
• Defeito relatado, com as palavras do cliente.
• Estado físico: arranhões, tela trincada, teclas faltando, parafusos ausentes.
• O que acompanha: carregador, mouse, cabos, bolsa.
• Se tem dados importantes que o cliente quer preservar.
• Se o equipamento liga, o que aparece na tela e se há barulho incomum.

Como cobrar o diagnóstico?

Diagnóstico gasta tempo de bancada, então vale definir uma regra e avisar antes: ou ele é gratuito e incluído no serviço aprovado, ou é cobrado e abatido do valor se o cliente aprovar o conserto. O importante é combinar antes de abrir o equipamento, nunca depois.

Dê o resultado do diagnóstico em linguagem simples, de preferência com um laudo curto: o que foi testado, o que foi encontrado e o que você recomenda. Quem entende o problema aprova com mais confiança.

Como separar formatação, limpeza e upgrade no orçamento?

Um erro clássico é colocar tudo em uma linha só, "manutenção completa". Isso impede o cliente de escolher e deixa você sem argumento quando ele pergunta o que pagou. Liste cada serviço com seu valor.

• Formatação e reinstalação do sistema: diga se inclui drivers, programas básicos e atualizações, e se inclui backup dos arquivos.
• Limpeza interna e troca de pasta térmica: serviço separado, valor próprio.
• Remoção de vírus e programas indesejados: descreva o que será feito.
• Upgrade (mais memória, SSD no lugar do disco antigo): peça + mão de obra em linhas separadas.
• Troca de peça com defeito: peça + mão de obra em linhas separadas.

Como lidar com peças e prazo?

Peça entra no orçamento com descrição clara: tipo, capacidade, marca ou qualidade (nova, usada ou recondicionada) e o valor. Informe se a peça é usada, porque isso muda a expectativa de garantia.

O prazo depende de duas coisas: o tempo do seu serviço e o tempo de chegada da peça. Diga as duas. Um exemplo: "serviço de um dia depois que a peça chegar; peça sob encomenda, o fornecedor informa o prazo". Evite prometer data que depende de terceiro.

Pergunte também ao cliente se quer reaproveitar a peça antiga ou se pode descartá-la. Anote a resposta.

O que o orçamento por escrito precisa ter?

O Código de Defesa do Consumidor pede orçamento prévio, por escrito, com valor da mão de obra, dos materiais, condições de pagamento e prazo de início e fim do serviço, com validade de 10 dias contados do recebimento, salvo combinação diferente. Confirme o caso concreto com um contador ou advogado.

Monte o seu modelo com estes campos e use sempre o mesmo, para nunca esquecer nada:

• Número da ordem de serviço e data.
• Cliente e equipamento.
• Defeito relatado e resultado do diagnóstico.
• Serviços listados, cada um com valor de mão de obra.
• Peças listadas, cada uma com valor.
• Total, forma de pagamento e eventual sinal.
• Prazo de início e de conclusão.
• Validade do orçamento.
• Garantia do serviço e das peças.

Como registrar a aprovação do cliente?

Nunca faça o serviço só com "pode fazer" falado. Registre a aprovação: assinatura no papel, resposta por mensagem ou outro meio que fique guardado. O que importa é você conseguir mostrar depois quem aprovou, quando e o quê.

Se durante o serviço aparecer outro problema, pare e peça nova aprovação do que foi acrescentado. Cliente não gosta de surpresa na conta, e você não deve absorver custo que não foi combinado.

1. Entregue ou envie o orçamento completo.
2. Aguarde a resposta dentro da validade.
3. Registre a aprovação com data.
4. Se faltar peça, informe o novo prazo antes de começar.
5. Se o cliente recusar, devolva o equipamento montado e cobre apenas o que foi combinado (como o diagnóstico).

Como o AgFlex ajuda a montar o orçamento de manutenção?

Na ordem de serviço do AgFlex você abre o atendimento com cliente e equipamento (marca, modelo, defeito, acessórios e, quando necessário, senha), preenche o checklist de entrada e monta o orçamento com peças e mão de obra. As peças usadas baixam do estoque, a garantia fica registrada com prazo, o status da OS acompanha o andamento e o cliente acompanha também. Há histórico por cliente e por equipamento. Teste grátis por 14 dias.